Staff Control: cuando la productividad está en juego

Jesús Calle Analista de Seguridad de CADHoy quiero compartir algunos pensamientos sobre Staff Control una “atractiva tecnología” que promete controlar su productividad y que muchas empresas

“Están necesitando urgentemente” debido a la cantidad de personal que está telelaborando y que no está bajo supervisión directa de sus coordinadores dada las restricciones actuales.

Tendencias de tecnología

Ante la llegada del nuevo módulo de Staff Control para Zecurion DLP con sus características de reportes de productividad cuánto tiempo se está navegando y en donde, cuánto tiempo se está en aplicaciones productivas y cuanto tiempo se está conectado al computador, me trae a la memoria un tema en el que he reflexionado en muchas ocasiones.

Hasta aquí todo suena muy similar a lo que ofrece la industria del Staff Control; sin embargo, la novedad del Staff Control de Zecurion radica en su integración con la información que arrojan los sistemas PACS (Physical Access Control System) y con esto, cuando volvamos a las oficinas, el administrador del sistema y la compañía podrá conocer los reportes de “productividad total”.

Un PACS, entre otros, registra el tiempo en el que la huella digital (o una tarjeta magnética o dispositivo) del trabajador entra o sale de un recinto y aparte de asegurar que solo personal autorizado accede, se puede conocer cuánto tiempo permanece en las instalaciones de la compañía un empleado.

Esto junto con el Staff Control permite saber del tiempo que permaneció el empleado en las instalaciones cuanto estuvo en el PC y cuál fue el uso que le dio a los recursos de cómputo de la empresa.

¿Es el Staff Control importante para las organizaciones?

Pareciera que sí porque con los tiempos de corona virus que corren, algunos gerentes manifiestan que la preocupación más importante es que los empleados estén en su computador y que no estén viendo Facebook o algunas redes sociales.

Ante un posible recorte de empleos, estos gerentes quieren tomar decisiones basados en datos reales que un sistema como el Staff Control puede entregar.

Esto me suena heredado de algunos modelos gerenciales antiguos en los que estar en una oficina era la única forma de ser productivo para una organización.

Permítanme recordar una anécdota que me sucedió hace muchos años en una compañía donde se debía marcar una tarjeta de cartulina amarilla cuando se ingresaba a la oficina en la mañana y cuando se salía en la tarde.

A fin de mes dichas tarjetas eran procesadas, manualmente, por el área administrativa y con base en la información obtenida se reconocía hasta casi U$75 adicionales por mes si en vez de presentar 40 horas semanales (el tiempo requerido de trabajo por ley) se permanecía en las instalaciones 45 horas a la semana, con lo cual los trabajadores estábamos una hora adicional cada día en la oficina con tal de obtener el salario adicional.

Algunos abrían el “busca minas”, algunos veían las noticias en el computador y otros más se reunían a contar anécdotas, pero todos permanecíamos diariamente una hora más en la oficina.

Ya sé lo que ustedes están pensando, esa compañía representaba una gran oportunidad de venta para un sistema PACS.

Reemplazar las tarjetas de cartulina por un sistema de huella digital hubiera llevado esta empresa de la era de las cavernas al menos a la era medieval y si se agrega además un sistema Staff Control estarían al menos en la era moderna y controlando cuales empleados estaban jugando y cuales navegando donde no debían.

Esta “era moderna” necesitaba mucho para llegar a estar conforme a los tiempos actuales, y ahora sí, déjenme compartirles mi anécdota.

Al fin, que dice la anécdota

En esta compañía se recibían los lunes los listados de ventas de más de 50 tiendas donde más de 30 categorías y otras tantas subcategorías de productos suministrados a una cadena de almacenes nacionales estaban registradas.

Procesar estos listados era vital para definir los  productos que se debían ofrecer al cliente y así asegurar que no hubiera desabastecimiento en esta cadena y poder maximizar las ganancias.

Cuando pregunté qué se hacia con esos archivos que se recibían, con mucha paciencia y amabilidad el receptor me mostró como se debía empezar a tomar las diferentes líneas de texto para que al llegar a las diferentes tablas en una hoja de cálculo se pudiese conocer la cantidad de producto en inventario por categorías por ciudad y por almacenes y así determinar qué productos eran los más vendidos y debían ser reabastecidos de inmediato para mantener el inventario.

La artesanal labor sólo requería dos días de trabajo (un poco más si el vendedor a cargo de dicha y otras cuentas debiera hacer labores comerciales).

Es decir que algunos productos pudiesen estar 48 horas (o más) sin disposición en tiendas y el vendedor no se hubiera enterado hasta muy tarde.

Como el Staff Control hubiese ayudado a esta compañía

Si esta compañía ya en la “era moderna” gracias a su recién sistema PACS y de Control de Staff estuviera midiendo la productividad, le hubiera dado al vendedor una medalla, durante 2 días laborales estaba usando la hoja de calculo constantemente y por fin después de unas dieciséis horas de trabajo estaría dando una llamada a compras de la cadena de almacenes para decirles qué debían incluir en su reabastecimiento los productos X y Y y Z.

Cuantas oportunidades de venta se hubieran perdido en ese tiempo nunca se sabrá.

Muy a mi pesar, este sistema de Staff Control, en el computador que me fue asignado, probablemente me hubiera otorgado un jalón de orejas (sino un despido por no ser productivo).

Durante un largo rato me puse a analizar la estructura de los archivos de texto (solo leerlo) y fueron muchas las líneas y datos que escribí en una hoja de papel (según un sistema de Staff Control yo no estaba haciendo nada), luego abrí un editor de programación (el cual no estaría en la lista de aplicaciones aprobadas por la compañía) y sólo de vez en cuando interactuaba con la hoja de cálculo para probar las fórmulas que estaba agregando.

Mi compañero en ese momento mecánicamente pasaba filas interminables de un archivo a otro y yo escribía código en una compañía de venta de productos a retail.

Fueron varios los días (más de 2) en los que me obsesioné con esos archivos de texto que tanto tiempo productivo robaban a este vendedor.

Me negaba a copiar esas líneas de texto en forma manual y aun cuando salía de la empresa, no podía dejar de pensar en esos archivos de texto en el transporte, en la casa, creo que hasta en mis sueños ideaba como mejorar ese tedioso y largo proceso de conversión de información.

Cuando terminé mis líneas de código y después de haber “perdido mucho tiempo”, según el sistema de Staff Control, le mostré a mi compañero que la labor manual que él desarrollaba en 16 horas se podía hacer automatizada en cinco minutos (el computador asignado tenía una cantidad ínfima de memoria) y sin posibilidad de errores.

Canto de Sirena

Staff Control es un juguete bonito para conocer algunas actividades del personal a cargo, pero creo que es difícil que conocer dichas actividades pueda dar tranquilidad a una empresa y mucho menos permita definir cuáles son los empleados que deban continuar trabajando para una organización.

El hecho de que un empleado esté mucho tiempo en una hoja de cálculo u otra aplicación ofimática o en el sistema ERP o CRM no asegura productividad y tampoco el hecho de que no esté en estas aplicaciones indica que el empleado no está produciendo, mucho menos su ubicación geográfica, el compromiso de los empleados debe ser 7×24 sin importar que estén frente a un computador.

¿Es Staff Control lo que su organización necesita para ser productiva? ¿Saber que sus empleados están en el PC le da seguridad a su organización?

Meses después cuando hablé con mis excompañeros de trabajo (en esa compañía creo que deje huella, y no digital precisamente, con esa “automatización de proceso”) me contaban que seguían usando el programa que yo había creado que ya no tenían que pasar largas horas manipulando esos textos y que a pesar que el cliente y la oferta habían crecido en almacenes y productos, cada semana unos minutos después de recibir la información en los archivos texto podían llamar al comprador y negociar con toda propiedad el reabastecimiento necesario.

En cuanto a mí, aún tengo el programa de automatización y los datos de aquella época.

En un correo personal me envié el programa que me volvió programador y los datos que usé.

Para el sistema de Staff Control fue sólo cuestión de segundos y no perdí productividad.

Ya en casa verifiqué que sí se pueden transformar grandes volúmenes de información en pocos segundos (ejecuté el programa con buena memoria y no requería mucho tiempo para la transformación de datos).

Siempre me sentiré orgulloso de haber colaborado así sea un poco a la productividad de esa empresa y de haber hecho una automatización novel.

Si esta compañía hubiera usado un sistema DLP probablemente yo no tendría ese listado de ventas ni el programa que demuestra que si puedo programar.

El primitivo sistema PACS que tenía le permitía contabilizar en forma burda las horas de permanencia en un lugar, y si para asegurar la productividad hubiesen contado horas en el PC y en aplicaciones con un sistema de Staff Control hubiesen continuado en la misma línea, desperdiciando recursos y tiempos en labores improductivas, repetitivas y mecánicas que a mis ojos no indican eficiencia.

Nunca permanecer en un sitio o frente a un computador ha sido sinónimo de productividad y se requiere más bien unos objetivos de trabajo y otro tipo de mediciones para en verdad conocer la productividad de los empleados en una organización.

Para complementar unos objetivos de trabajo bien establecidos y que aseguren la productividad, sugiero que controlen la información confidencial de la empresa.

¿Qué importa que un empleado tome un café o hable por teléfono o tenga una cita médica?

El empleado puede estar todo el tiempo en el PC “produciendo” y en menos de un minuto enviar a alguien externo el fruto del trabajo de varios días y en ese instante perderse mucho dinero de su compañía.

Permita que sus empleados tengan sus propios horarios, y desarrollen los trabajos con creatividad, probablemente en esta era sea lo más sensato y productivo que su empresa puede hacer.

Si quiere controlar algo, piense que la inversión en ese control le debe dar un retorno y ojalá alto.

Un empleado que esta todo el día en Facebook probablemente no obtendrá los logros requeridos.

¿Cuanto se puede perder, si por descuido o conscientemente, un listado de ventas o de clientes, o las recetas de su negocio caen en las manos equivocadas?

Recomendación controle sus millones y hágalos producir, los centavos probablemente estarán donde deben estar.

 

Por Jesús Calle – Security Ambassador CAD Security